profin – Finanzbuchhaltung leicht gemacht

 profin Software – Finanzbuchhaltung leicht gemacht

Rechnungs-prüfung in Deinem Unternehmen

So kannst du den Ablauf optimieren und effizienter gestalten

Warum es wichtig ist, einen passenden Workflow zur Prüfung von Rechnungen im Unternehmen zu etablieren

In der Rechnungskontrolle müssen verschiedene Dinge beachtet werden; werden diese im Ablauf der Rechnungsprüfung außer Acht gelassen, mündet dies in aller Regel in höherem Verwaltungsaufwand. Hierzu zählen neben gesetzlichen Vorgaben auch interne Prüfungsvorgaben sowie verschiedene Genehmigungslevel in der Zahlungsfreigabe. Mit der Definition eines Workflows ist sichergestellt, dass sämtliche Prüfungsschritte durchlaufen werden.

Ein Workflow bezeichnet die Automatisierung eines Geschäftsprozesses und organisiert beispielsweise die Weitergabe von Informationen oder Dokumenten von einem Mitarbeiter zum anderen. Mithilfe von Workflows können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und Fehlerquellen vermieden werden.

Eine gute Organisation ist in der Kreditorenbuchhaltung das A und O. Wenn Rechnungen schnell bearbeitet und bezahlt werden, besteht beispielsweise die Möglichkeit, Skonto in Anspruch zu nehmen: Händler gewähren einen Preisnachlass, wenn die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt wird.

Abgesehen davon gestalten Workflows die Arbeit natürlich auch effizienter, wodurch Zeit gespart werden kann. Und zu guter Letzt verhindert ein etablierter Workflow, dass Rechnungen liegenbleiben, übersehen oder nicht richtig abgelegt werden, was zu Mehrkosten und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt zu Problemen führen kann. Insofern ist es wichtig, Bearbeitungsschritte und Zuständigkeiten festzulegen und beizubehalten.

Moderne Buchhaltungsprogramme lassen das Erstellen von Workflows zu. invoice verfügt über einen eigenen Workflow-Designer, mit dessen Hilfe Prozesse flexibel definiert werden können. Vom Benutzers können Workflows vollständig konfiguriert werden – einfach und mühelos. Unterstützt werden neben dem 4-Augen-Prinzip unter anderem die Bankverbindungsprüfung oder die Buchungsvalidierung.

Mithilfe von finception invoice kann die gesamte Kreditorenbuchhaltung in Workflows abgebildet werden: Vom Eingang der Rechnungen über deren Erfassung und Prüfung bis hin zur Freigabe, Kontierung, Buchung und Ablage.

Rechnungsprüfung: Beispiel für den Ablauf der Rechnungskontrolle

Ist die Führung eines Rechnungseingangsbuches Pflicht?

Im Handelsgesetzbuch unter § 238 Abs. 1 HGB wird die sogenannte Buchführungspflicht erläutert: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Das Rechnungseingangsbuch ist – neben anderen Grundbüchern wie beispielsweise dem Kassenbuch – ein wichtiger Bestandteil der besagten Buchführung. Es besteht jedoch keine Pflicht ein Rechnungseingangsbuch zu führen. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder externe Wirtschaftsprüfungen hilft das Rechnungseingangsbuch aber dabei nachzuweisen, wann gebuchte Rechnungen tatsächlich eingegangen sind. Insofern empfiehlt es sich auf jeden Fall, explizit über die Eingangsrechnungen Buch zu führen.

Vor allem elektronische Rechnungseingangsbücher bieten außerdem noch viele weitere Vorteile. Die Eingangsrechnungen können zentral und revisionssicher archiviert werden. Mithilfe von Suchfunktionen in elektronischen Rechnungseingangsbüchern können auch ältere Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden, sobald sie jemand benötigt.

Rechnungen bleiben seltener liegen, indem mithilfe der Rechnungseingangssoftware Workflows zum Begleichen der Rechnungen etabliert werden können. Durch die automatische Erkennung von Rechnungsnummern kann auf Duplikate hingewiesen werden, was das doppelte Zahlen von Rechnungen verhindert. Beides spart Zeit und natürlich auch Kosten.

Checkliste Rechnungen: Diese Angaben sind erforderlich

Das Ausstellen von Ausgangsrechnungen ist für Unternehmen Pflicht und gesetzlich im HGB geregelt. Es gibt beispielsweise gesetzliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen. Welche Angaben auf einer Rechnung erforderlich sind (Pflichtangaben einer Rechnung) ist im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt. Bei den Pflichtangaben handelt es sich um

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Eingangsrechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt dabei mit Schluss des Kalenderjahres (siehe § 257 Abs. 5 HGB). Mithilfe von Buchhaltungssoftware können Belege revisionssicher archiviert werden und sind so jederzeit auffindbar. finception invoice verfügt über ein revisionssicheres Archiv einschließlich Volltextsuche. Die umfangreiche Recherchefunktion ermöglicht es dem Nutzer, in Sekundenschnelle Dokumente zu finden.

Mehr Skonto und weniger Mahngebühren

Mit einem vorgegebenen Workflow erhalten Rechnungen einen Bearbeitungsrahmen, den sie nicht verlassen können. Das bedeutet, dass sämtliche Rechnungen gewisse Schritte durchlaufen müssen, damit die korrekte Bearbeitung sichergestellt ist. Der Ablauf der Rechnungsprüfung ist somit klar geregelt. Dies sorgt nicht nur für eine ordnungsgemäße Bearbeitung, sondern ebenfalls für einen erheblich schnelleren Durchlauf der Rechnung – Es gibt weniger Rückfragen und klare Aufgaben.

Optimaler Überblick im Rechnungseingangsbuch

Ein digitaler Workflow ist in verschiedene Teilprozesse unterteilt. Rechnungen werden in diesen Teilprozessen bearbeitet. Um die Übersicht zu behalten, muss also jederzeit erkennbar sein, in welcher Aktion sich eine Rechnung gerade befindet und wer der aktuelle Bearbeiter ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass Aufgaben erledigt werden und die Rechnungen nachverfolgt werden können.

Aufgaben der Rechnungsprüfung bzw. der Rechnungskontrolle

Im Rahmen des Rechnungseingangsbuches gibt es verschiedene Aufgaben, die im Rahmen der sachlichen und rechnerischen Prüfung erfolgen müssen. Nur mit Erfüllung dieser Aufgaben erreicht das Rechnungseingangsbuch seinen vollen Nutzen. Unsere Lösung für das digitale Eingangsrechnungsmanagement finception invoice kann bei diesen Aufgaben unterstützen.

Aufgaben

Die Definition eines Workflows muss all diese Aufgaben berücksichtigen und deren Erledigung sicherstellen können. Nur so kann vermeiden werden, dass Mehraufwand und zusätzliche Kosten entstehen.

Rechnungseingangsbuch: Analog vs. digital

Der digitale Wandel macht auch bei Eingangsrechnungen kein Halt: Viele Unternehmen haben bereits die Vorteile einer digitalen Rechnungsbearbeitung für sich erkannt und haben ihre Prozesse digitalisiert. 

Analog

Digital

Noch Fragen?

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